OPENKM

OpenKM integra en una única plataforma documental todas las funcionalidades para crear y gestionar documentos, (tanto para su archivo como para su búsqueda y recuperación).
Además, los documentos se crean, se reciben y se utilizan durante la realización de las actividades diarias de cada organización. Para apoyar dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar el necesario cumplimiento de cuentas; las organizaciones deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables, utilizables, disponibles y proteger la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario.

La Gestión de Registros de OpenKM, ayuda a las organizaciones en la gestión eficaz y sistemática de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos. Incluye los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

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PRINCIPALES FUNCIONALIDADES:

CAPTURA: OpenKM captura información de cualquier fuente digital, y todos los datos recopilados se almacenan en un solo espacio de trabajo. Esto permite a los usuarios explorar y editar los datos importados de varias fuentes, a través de una sola aplicación.

Organización y Clasificación: Las herramientas de clasificación y organización de OpenKM permiten la optimización del desempeño de las tareas diarias al mantener un inventario de archivos bien estructurado: Visualización, Identificación, Edición, Versionado, Conversión, Compresión, Encriptación, Firma electrónica, Estampado.

Actividades Documentales: OpenKM tiene todas las herramientas necesarias para gestionar con precisión todas las actividades corporativas diarias relacionadas con la gestión de contenidos, y garantizar el cumplimiento normativo correspondiente a cada empresa.

Gestión de Registros: El sistema de Gestión de Registros de OpenKM permite mantener la trazabilidad de todas las acciones realizadas en OpenKM. Este avanzado sistema incluye la posibilidad de creación de reglas para controlar los requerimientos específicos para cada tipo de registro de la empresa.

Informes: OpenKM provee las herramientas para controlar meticulosamente cada paso del ciclo de vida documental, así como poder acceder a la información de trazabilidad en cada etapa, y poder crear reportes eficientes y útiles.

BPM (Business Process Management): A través de la tecnología propia de OpenKM, se puede diseñar, implementar y optimizar la automatización de operaciones comerciales, aumentando la eficiencia comercial, agilidad de procesos y otras rutinas de trabajo personalizadas.

Sistemas de Reglas: La implementación de sistemas basados en reglas para lograr potentes automatizaciones puede revolucionar una empresa, mejorando la eficiencia y eficacia de la gestión de datos y la integración con otros sistemas.

Procesos Institucionales: OpenKM cuenta con las herramientas para desarrollar y ejecutar procesos institucionales basados en las actividades esenciales y el desempeño institucional de nuestros clientes.

Flujos Documentales: En OpenKM se puede controlar de manera centralizada, la recepción, localización, y distribución de correspondencia electrónica interna y externa.

Suite de Aplicaciones Personalizadas: OpenKM permite personalizar la apariencia e interacciones internas y externas de la aplicación, dependiendo del enfoque y lógica de cada compañía y usuario. Esto permite flexibilidad máxima y escalabilidad satisfactoria para todo tipo de empresas.

Colaboración: OpenKM dispone de herramientas para un entorno colaborativo con un gestor de tareas y la notificación de eventos a los usuarios

Seguridad: Las complejas capas de seguridad de OpenKM permiten un control absoluto para definir qué usuarios y grupos tienen permisos para realizar acciones específicas en cualquier archivo o carpeta en particular dentro del sistema. Además OpenKM puede fácilmente mejorar el nivel de seguridad de acceso a través de un sistema de autenticación de dos factores

Arquitectura: OpenKM puede implementar una arquitectura cluster para proveer balanceo de carga y alta disponibilidad, asegurando un grado absoluto de continuidad operacional. Además, el entorno multi-instancia de OpenKM permite a los clientes dividir su sistema de gestión de documentos en instancias dedicadas separadas, denominadas arrendamiento. Todas las instancias acceden al mismo hardware y servidores de almacenamiento de datos mientras otorgan acceso privado a la partición del sistema única de cada instancia.